Torsdag 22. april 2008 inviterte hovedkomiteen for NM-uka 2009 styrene i arrangørlagene og formannskapet i Holtålen kommune til NM-kveld. Det ble informert om bakgrunnen for søknaden, hovedmålsetninger og om status for arbeidet. Der ble også NM-logoen presentert.

Odd Woldseth fra Sør-Trøndelag Idrettskrets tok deretter over og fikk alle engasjert ved å dele inn i grupper og svare på spørsmål rundt verdier, motivasjon og målsetninger for arrangementet.

Etter noen timers gruppearbeid for kveldens møtedeltagere kom de fram til tre verdiord som en vil jobbe etter. Verdiordene ble

VILJE- LYST- LOJALITET.

Møtedeltagerne ble også utfordret til å lage en hovedmålsetning for arrangementet. Denne skulle være spesifikk, målbar, ambisiøs, realistisk, tidsbestemt og fordelt etter ansvar. Etter en prosess endte en opp med følgende forslag:

Vi vil at NM-uka i orientering skal få 700 fornøyde deltakere. Arrangementet skal være publikumsvennlig og bidra til at Holtålen får mye positiv medieomtale.